La productividad es realmente importante para dar resultados a largo plazo no solamente en el trabajo sino en tus proyectos personales. Para ello puedes utilizar diferentes métodos para trabajar como el Principio de Pareto o regla 80/20.
Te estarás preguntando qué es la regla 80/20 para ser más productiva, por lo que NOSOTRAS te lo explicamos.
Qué es la regla 80/20 para ser más productiva
Esta regla nace a partir de una teoría que hizo el economista y filósofo italiano Vilfredo Federico Pareto en 1896. Se percató de una peculiaridad en su jardín: que el 80% de la producción la realizaban el 20% de sus plantas.
Esto también lo pudo ver reflejado en la distribución de la riqueza: la British Dental Journal explica en su volumen 201 que el filósofo observó que el 20% de los ingresos de Italia eran recibidos por el 80% de la población.
De acuerdo con estos discernimientos el economista y filósofo determinó que el 80% de cualquier producción se realiza únicamente por el 20% de acciones. Esta regla se utiliza comúnmente en el mundo de las empresas, donde se espera tener mayores resultados con menos acciones o inversión de recursos (tiempo, energía, recursos humanos).
¿Cómo usar la regla 80/20 para ser más productiva?
Básicamente, esta regla se trataría de dejar de perder el tiempo en tareas que no serán fructíferas en el futuro y aprender a organizar las actividades que debes realizar.
1. ¿Qué tareas haces?
Haz una lista con todas las tareas o actividades que realizas desde que llegas a tu trabajo hasta que te vas. Teniendo esto claro puedes asignarle un porcentaje de importancia y agrupar aquellas que puedas resolver con solo una solución. Puedes descartar algunas que no te aporten productividad y dejar las que son vitales.
2. Trabajo en equipo
Si formas parte de un equipo de trabajo en el que necesites de la participación de varias personas para completar tus tareas diarias, entonces mantén una relación cordial. Tu 80% de productividad puede ser resultado del trabajo bien coordinado que tengas con tu equipo, así que mantente al tanto de ellas y ellos.
Asimismo, lo primero de lo que se debe hablar al empezar una junta es identificar los problemas que pueda haber. El blog de la plataforma Asana recomienda utilizar la regla de los 5 porqués para encontrar la causa de los problemas. Ahora asigna un porcentaje de importancia a cada problema, puede ser en porcentajes del 0 al 100. Los que tengan más de 20% deberán ser los más urgentes.
Recuerda que el objetivo es solucionar varios problemas con un par de acciones, o en otras palabras, solucionar el 80% con el 20% de acciones. Una vez resuelta esta parte, podrán avanzar con velocidad a las siguientes tareas.
3. Deja que la tecnología te eche una mano
Actualmente hay una oferta extensa de recursos tecnológicos que puedes utilizar para acortar el tiempo que le destinas a tareas. Por ejemplo, en lugar de empezar el día buscando las noticias más importantes, puedes dejarselo a las alertas de Google.
4. Aprende a delegar
Todas las personas son buenas en algunas actividades y malas para otras, seguro te has dado cuenta de cuáles son las que no haces con facilidad o te tardas mucho tiempo en realizar. No te preocupes, la respuesta que tiene el Principio de Pareto para esto es: deja de hacer las tareas que te lleven mucho tiempo.
Es mejor centrarte en aquellas que disfrutas hacer y en consecuencia hacerlas con mayor rapidez. Aquellas que sean el cuello de botella y que te impiden avanzar, delégalas. De esta forma podrás concentrarte en aquello que sí te pueda dar el 80% de productividad.
La regla 80/20 para ser más productiva puede ser engañosa si no se utiliza con meticulosidad, para ello debes entender qué importancia tiene cada tarea que haces. No descartes una que sea vital porque pensabas que no te funcionaba.
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